गूगल ड्राइव, ड्रॉपबॉक्स से लेकर डिजीलॉकर जैसे विकल्प हैं आपके पास.

नोट्स लेना और बनाना एक बेसिक सी बात है. बचपन में ही अगर नोट्स लेने की आदत पड़ गई तो बुढ़ापे तक साथ निभाती है. डिजिटल दौर है तो आजकल नोट्स डायरियों पर कम और मोबाइल पर ज्यादा बनने लगे हैं. हमारे बॉस भी नोट्स बनाते हैं लेकिन सेव करते हैं ईमेल पर. नोट्स तक तो ठीक था, लेकिन डॉक्यूमेंट्स से लेकर इमेज तक जो भी उनको संभाल कर रखना होता है उसको खुद ही ईमेल (email) कर देते हैं. शायद Google Keep, Google Photos और Apple Notes के जमाने में ये आपको बोरिंग सा लगे लेकिन कारगर बहुत है. आसान सा तरीका है कि जो भी जानकारी संभाल कर रखनी है उसको खुद को मेल कर दिया जाए. तरीका सही है लेकिन एक दिक्कत है कि स्पेस दोनों तरफ से खाता है. मतलब ईमेल इनबॉक्स और सेंट दोनों फ़ोल्डर में पड़ा रहता है.
अब सवाल उठता है कि इस कमी को दूर कैसे किया जाए? नोट्स नोट्स जाहिर तौर पर कोई ज्यादा जगह नहीं लेते, मतलब उनका साइज केबी (KB) में होता है तो उनको ईमेल पर रखा जा सकता है. आप Google Keep, Samsung Apps या Apple Notes का भी इस्तेमाल कर सकते हैं. गूगल कीप तो आपके गूगल अकाउंट से सिंक भी होता है जिसको जीमेल के इनबॉक्स में भी एक्सेस किया जा सकता है. जीमेल के इनबॉक्स में दायें तरफ गूगल कीप उपलब्ध होता है और नोट्स का बैकअप गूगल ड्राइव पर भी बनता है. नोट्स ऐप्स पर
और भी बहुत कुछ हो सकता है. इसके बारे में हमने आपको विस्तार से बताया है. डॉक्यूमेंट्स और इमेज नोट्स तो जगह नहीं लेते लेकिन डॉक्यूमेंट्स और इमेज बहुत सारा स्पेस लेते हैं. इमेज के साथ तो एक दिक्कत और है कि यदि आपको ओरिजनल क्वालिटी चाहिए तो ईमेल का ख्याल सबसे पहले आता है. वॉट्सऐप जैसे प्लेटफॉर्म पर इमेज शेयर करने के बाद उसका क्या हाल होता है वो बताने की जरूरत नहीं. आप इसके लिए गूगल फोटो ऐप का इस्तेमाल कर सकते हैं. इमेज सेव भी रहेंगे और क्वालिटी खराब होने की कोई झंझट नहीं. गूगल फोटो का जिक्र सबसे पहले क्योंकि गूगल अकाउंट तो आमतौर पर सभी का होता है और 15 जीबी स्पेस भी फ्री मिलती है. एक बात का ख्याल रखिए कि इमेज का बैकअप सिर्फ गूगल फोटो पर हो, ड्राइव पर नहीं वरना दोनों जगह स्टोरेज भर जाएगी. मोबाइल मेकर्स भी क्लाउड स्टोरेज देते हैं जिसको आप इस्तेमाल कर सकते हैं. कुछ मुफ़्त वाले जुगाड़ भी हैं जैसे कि DropBox. अपना अकाउंट बनाइये और मुफ़्त मिलने वाली स्टोरेज का इस्तेमाल डॉक्यूमेंट्स से लेकर इमेज तक सेव करने के लिए कीजिए. Digilocker जैसे सरकारी ऐप
का इस्तेमाल भी डॉक्यूमेंट्स रखने के लिए किया जा सकता है. गूगल ड्राइव पर एक डॉक्यूमेंट्स फ़ोल्डर बनाकर भी ये काम किया जा सकता है.
अब बात उन लोगों की जो सिर्फ जीमेल पर ही सब कुछ सेव करना चाहते हैं तो कई तरीके हैं जिससे स्टोरेज को मैनेज किया जा सकता है. खुद करें डिलीट 1. जीमेल पर खुद से ईमेल डिलीट करने के कई ऑप्शन हैं. पहला तरीका है कि सर्च बार में जाकर ईमेल भेजने वाले का नाम टाइप कीजिए. सारे मेल सामने आ जाएंगे. आप चाहें तो चुनिंदा मेल डिलीट कीजिए या सर्च बार के नीचे बाएं तरफ बने बॉक्स पर क्लिक करके एक साथ सभी को डिलीट कर दीजिए. एक बार में अधिकतम 100 ईमेल डिलीट हो सकते हैं.
2. दूसरा तरीका है सर्च बार में फ़िल्टर का इस्तेमाल करके. जीमेल के सर्च बार पर क्लिक कीजिए. एक नई स्क्रीन ओपन होगी जिसमें तमाम ऑप्शन होंगे. अपने हिसाब से फ़िल्टर कर सकते हैं, जैसे कि किसने भेजा है (From), किसको भेजा है (To). सब्जेक्ट से लेकर साइज, डेट और किसी शब्द से भी मेल सर्च किए जा सकते हैं. किस फ़ोल्डर में ईमेल देखना है और उसमें कोई फ़ाइल अटैच थी या नहीं, वैसा फ़िल्टर भी लगाया जा सकता है.

जीमेल फ़िल्टर

3. हमने बात की खुद को मेल भेजने की तो जाहिर है कोई सब्जेक्ट या फ़ोल्डर तो होगा ही ऐसे मेल का. बस उसको टाइप कीजिए या सीधे अपना ईमेल अड्रेसस, और फ़िल्टर लगाकर डिलीट कर दीजिए.
4. फ़िल्टर लगाने का एक और तरीका आपको ईमेल के अंदर भी मिलता है. किसी भी मेल को ओपन कीजिए और दायें कोने पर तीन डॉटस पर क्लिक कीजिए. रिप्लाई और फॉरवर्ड के बाद तीसरा ऑप्शन "फ़िल्टर मैसेज लाइक दिस" दिखेगा. क्लिक करते ही उससे जुड़े सारे मेल ओपन हो जाएंगे. डिलीट करने का तरीका अपनी पसंद का चुनिये.

फ़िल्टर मैसेज लाइक दिस
ऑटो डिलीट 1. फ़िल्टर में जाकर अपने मन मुताबिक ईमेल सर्च कीजिए. अब क्रिेएट फ़िल्टर पर क्लिक कीजिए. नई स्क्रीन ओपन होगी जिसमें आपको डिलीट को सेलेक्ट करना होगा. आप चाहें तो इनबॉक्स को स्किप करने का ऑप्शन भी चुन सकते हैं. ऐसा करने से मेल इनबॉक्स को छोड़कर बाकी सभी फ़ोल्डर से डिलीट हो जाएंगे.
2. फिर से क्रिएट फ़िल्टर पर क्लिक कीजिए. पुराने ईमेल तो डिलीट हो ही जाएंगे, साथ में नए आने वाले मेल भी ऑटोमैटिकली डिलीट हो जाएंगे.

ऑटो डिलीट फ़िल्टर

3. ऑटो डिलीट, वो भी मन मुताबिक के लिए एक और शानदार तरीका है. क्रोम एक्सटेंशन के बारे में आप जानते होंगे. "ईमेल स्टूडियो फॉर जीमेल" एक्सटेंशन डाउनलोड कीजिए. इंस्टाल होने के बाद एक्सटेंशन आपको इनबॉक्स में दायें तरफ मिल जाएगा जहां गूगल कीप, कॉन्टैक्ट जैसे और ऑप्शन होते हैं.

ईमेल स्टूडियो फॉर जीमेल

4. ईमेल स्टूडियो पर क्लिक करते ही सबसे नीचे ईमेल क्लीनअप का ऑप्शन नजर आएगा. ऑप्शन पर टैप करते ही एक नई स्क्रीन ओपन होगी जहां आप न्यू रूल्स बना सकते हैं. बहुत से ऑप्शन हैं, जैसे कि किसने और किसको भेजा. जीमेल फ़ोल्डर भी सेलेक्ट कर सकते हैं. एक दिन से लेकर 6 साल पुराने ईमेल के लिए रूल बनाया जा सकता है.

ईमेल क्लीनअप

5. ईमेल को डिलीट करना है तो "सेंड टू ट्रेश" ऑप्शन चुनिये, नहीं तो और भी ऑप्शन हैं.